Historik & versionshantering i CPQ – från “vad hände?” till “exakt så här hände det”

‍All historik – alltid tillgänglig

vloxq sparar all historik på alla offerter . Varje offert “vet” vilken prislista och vilka regler som gällde vid skapandet, så tidigare offerter påverkas inte när nya prislistor läses in men kan uppdateras vid behov!

Snapshots: viktiga händelser du kan hoppa mellan

Vi introducerar “snapshots”, en historiktabell över viktiga händelser i kalkylens livscykel (t.ex. ny prislista inläst, nytt dokument genererat). Du kan när som helst se hur kalkylen såg ut vid en viss tidpunkt och även återställa till just den versionen. Återställning skapar i sin tur ett nytt snapshot, så att du alltid kan backa. Allt detta kan ni göra själva i gränssnittet.  

Selektiva uppdateringar – på dina villkor

Säljare kan själva välja att uppdatera en kalkyl med senaste prislistan, eller bara uppdatera enskilda datapunkter, som växelkurs, utan att röra prislistan. Det ger kontroll när marknaden rör på sig, utan att öppna för manuella prisändringar rad för rad.  

Kopiera smart – behåll konfiguration, uppdatera priser

Har du gjort en stor offert för ett halvår sedan? Hämta upp kalkylen, kopiera den till en ny affär och låt systemet uppdatera raderna till dagens prislista. Vi vet vilka artiklar som användes, och vid kopiering hämtas samma artiklar igen, nu med aktuella priser.  

Om en artikel försvunnit ur den nya prislistan får användaren tydlig information om detta och att produkten behöver ersättas. Använder ni paketlogik och paketet har uppdaterats, sker bytet automatiskt, annars görs bytet manuellt.  

Fyra verkliga scenarion där detta gör skillnad

1) Långa säljcykler – räkna på nytt, utan att rita om kartan

Kunden kommer tillbaka efter sex månader. Kopiera gamla kalkylen, uppdatera till senaste priser och skicka ny offert. Originalofferten ligger kvar precis som den såg ut när den skickades.  

‍

Värde: Snabbare återanvändning, noll dubbelarbete, korrekt marginalbild i nuet.

2) Order på samma konfiguration – men med dagsaktuella kostnader

När offert blir order vill många företag se faktisk marginal vid ordertillfället. Med ett klick uppdaterar du kalkylen till senaste prislistan (inkl. inköpspriser) och får ett korrekt marginalutfall för ordern, utan att ändra historiken i den skickade offerten.  

‍

Värde: Tydlig vinstanalys och kostnadskontroll utan att tumma på offertens integritet.

3) Tilläggsorder efter prisförändringar

Leverantören har sänkt priserna sedan ursprungsofferten. Kunden vill lägga en tilläggsbeställning men enligt villkoren ska gamla prislistan gälla. Återställ kalkylen till snapshotet från då offerten skickades, lägg till raderna och skicka, och uppdatera sedan till senaste priser igen när du behöver räkna hem marginalen internt.  

‍

Värde: Flexibilitet mot kund och korrekt intern uppföljning – utan excelakrobatik.

4) Valutapolicy och prislistestopp

Ni bestämmer att “från 1 november gäller ny växelkurs i alla nya kalkyler” och att inga nya offerter får gå ut på prislistor äldre än samma datum. Historik/versionshantering gör att redan skickade offerter ligger orörda, medan nya alltid använder de färskaste reglerna. Möjlighet finns även att kräva uppdatering till viss version innan en offert skickas.  

‍

Värde: Styrning och regelefterlevnad utan manuella kringgåendeprocesser.

Transparent när något saknas

Om en handplockad artikel inte längre finns i prislistan blir raden röd och värdena faller tillbaka till standard tills säljaren byter till rätt artikel. Det är medvetet, automatiska gissningar riskerar fel pris och fel marginal.  

Säljare först – utan att tumma på governance

Säljare kan själva uppdatera kalkyler och priser inom ramen för reglerna (de kan inte “finlira” med prissiffror), medan systemet håller koll på tidpunkter, listor och versioner i bakgrunden. Resultatet är ”lätt att göra rätt” i vardagen, med full spårbarhet när något behöver granskas i efterhand.  

Varför det här är så viktigt

Ett offertsystem utan historik och versionshantering riskerar att låsa er när prislistor, regler och marknad ändras. Med snapshots, tidsmedvetna prislistor och selektiva uppdateringar blir förändring en styrka, inte ett stressmoment.  

Vill du se hur det fungerar i praktiken?

Kontakta oss för en demo

‍